 |
Sự kiện quy tụ chuyên gia đầu ngành từ HSC, VCBF và FPT để thảo luận về lộ trình số hóa toàn diện quy trình tổ chức đại hội, trong bối cảnh thị trường chứng khoán Việt Nam đang đón nhận những tín hiệu tích cực từ việc nâng hạng thị trường.
Từ giải pháp tình thế đến chiến lược quản trị toàn diện
Tại buổi tọa đàm trực tuyến, các diễn giả thống nhất giai đoạn 2019-2022 là thời điểm doanh nghiệp buộc phải thích ứng với dịch bệnh, nhưng đến nay, việc tổ chức đại hội trực tuyến trở thành chuẩn mực quản trị tất yếu. Toàn bộ nội dung và phiên đối thoại của tọa đàm trực tuyến có thể xem tại đây.
 |
| Tọa đàm trực tuyến với sự tham gia của diễn giả từ HSC, VCBF và FPT. |
Ông Tống Công Cường, Giám đốc Điều hành Khối quản trị rủi ro và tuân thủ thuộc CTCP Chứng khoán Hồ Chí Minh (HSC), đại diện Hiệp hội Kinh doanh chứng khoán Việt Nam (VASB) nhấn mạnh để triển khai thành công mô hình này, doanh nghiệp cần hội đủ hai yếu tố then chốt.
Theo ông, điều kiện cần là hành lang pháp lý được Nhà nước tạo lập thông qua Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 155, cho phép hình thức họp trực tuyến và bỏ phiếu điện tử. Tuy nhiên, điều kiện đủ nằm ở chính nội tại doanh nghiệp khi phải chủ động thể chế hóa quy định này vào điều lệ và quy chế quản trị nội bộ, đồng thời cần có nghị quyết phê duyệt và triển khai cụ thể của hội đồng quản trị cho từng kỳ đại hội.
Đặc biệt, ông Tống Công Cường cũng phân tích sâu về tác động từ việc thị trường chứng khoán Việt Nam được FTSE chính thức nâng hạng lên thị trường mới nổi. Ông nhận định khi dòng vốn ngoại và quỹ đầu tư quốc tế đổ vào Việt Nam ngày càng lớn, yêu cầu về sự linh hoạt và đơn giản hóa thủ tục là không thể đảo ngược.
Ông Cường khẳng định: “Các nhà đầu tư từ Mỹ, châu Âu hay Nhật Bản không thể luôn có mặt trực tiếp tại Việt Nam để dự họp và biểu quyết, do đó phương thức trực tuyến là công cụ tối ưu để họ thực hiện quyền của mình đối với doanh nghiệp mà họ đầu tư”. Điều này không chỉ giúp đảm bảo tính công bằng cho cổ đông ở xa mà còn nâng cao vị thế của doanh nghiệp trong mắt nhà đầu tư tổ chức quốc tế.
“Điểm sáng” trong quy định pháp lý để số hóa đại hội
Tiếp nối góc nhìn về thực tiễn vận hành, bà Lê Vân, Giám đốc Ban Phát triển Kinh doanh thuộc Công ty TNHH Quản lý Quỹ đầu tư Chứng khoán Vietcombank (VCBF) chia sẻ bước ngoặt thực sự giúp VCBF số hóa thành công nằm ở việc đơn vị nhìn thấy "điểm sáng" trong hành lang pháp lý từ Nghị định số 23/2025/NĐ-CP quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy có hiệu lực từ 10/4/2025.
Bà Vân cho biết với quy mô hơn 50.000 nhà đầu tư, áp lực từ việc quản lý ủy quyền bằng văn bản giấy là rất lớn do tính chất nhà đầu tư ở xa và quy trình thủ công dễ sai sót. Sau khi bộ phận pháp chế nghiên cứu Nghị định 23 và quy định pháp luật khác có liên quan, VCBF nhận thấy chữ ký điện tử đã có cơ sở pháp lý vững chắc để bảo đảm an toàn cho tổ chức sử dụng trong hoạt động chuyên ngành thông qua điều lệ hoặc quy chế tổ chức. Do đó, từ năm 2025, VCBF triển khai số hóa, sử dụng chữ ký điện tử để thay thế hoàn toàn thủ tục ủy quyền bằng văn bản giấy rườm rà.
Với hiệu quả tiết kiệm đến 90% thời gian xử lý ủy quyền, theo bà Lê Vân, việc ứng dụng công nghệ không chỉ là bài toán hiệu suất mà còn là thước đo chất lượng quản trị: “Nếu không có giải pháp công nghệ và không có chữ ký điện tử, khối lượng công việc khổng lồ gây áp lực rất lớn với đội ngũ vận hành, đồng thời làm giảm tính trải nghiệm và sự hài lòng của nhà đầu tư”.
Phiên đối thoại về tính pháp lý và kỹ thuật trong mùa đại hội
Về khía cạnh kỹ thuật, ông Ngô Quý Kiên, Giám đốc Ban tư vấn giải pháp UVote thuộc Tập đoàn FPT, khẳng định sự phát triển của công nghệ cho phép doanh nghiệp tổ chức đại hội theo mô hình hybrid (kết hợp trực tiếp và trực tuyến) mượt mà.
Trong mô hình hybrid, áp lực vận hành là có thật nhưng chỉ xảy ra ở những lần đầu; chìa khóa là kịch bản vận hành chi tiết của doanh nghiệp để đảm bảo sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa ban tổ chức đại hội các đối tác công nghệ (đường truyền, thiết bị, nền tảng). Ông Kiên nhấn mạnh nền tảng như UVote đóng vai trò tự động hóa các khâu từ gửi thư mời cho cổ đông, định danh điện tử (eKYC), biểu quyết đến kiểm phiếu theo thời gian thực mà không làm thay đổi tính pháp lý cốt lõi, do đó chỉ cần kịch bản vận hành tốt thì đại hội có thể diễn ra suôn sẻ.
Phần thảo luận và hỏi đáp (Q&A) diễn ra sôi nổi với nhiều câu hỏi thực tế từ khách tham dự về tính pháp lý và bảo mật. Giải đáp về giá trị dữ liệu số của đại hội khi được vận hành trên nền tảng số, ông Tống Công Cường khẳng định theo Luật giao dịch điện tử, dữ liệu điện tử có giá trị tương đương văn bản gốc và hoàn toàn có thể dùng làm bằng chứng trước cơ quan quản lý nhà nước.
 |
| Sự phát triển của công nghệ cho phép doanh nghiệp tổ chức đại hội theo mô hình hybrid (kết hợp trực tiếp và trực tuyến). |
Câu hỏi thu hút sự quan tâm của nhiều khách tham dự tọa đàm là tính bắt buộc trong việc gửi thư mời họp đại hội qua bưu điện - đây là điểm nghẽn của nhiều doanh nghiệp với chi phí in ấn, gửi thư rất tốn kém. Về vấn đề này, ông Tống Công Cường cho biết quy định pháp luật hiện nay chỉ yêu cầu thông báo mời họp phải được gửi bằng phương thức để đảm bảo đến được địa chỉ liên hệ của cổ đông (ngoài việc đăng trên website của công ty). Pháp luật không quy định chi tiết về việc phải gửi thư giấy (bản cứng), do đó doanh nghiệp có thể vận dụng liên lạc qua email hoặc số điện thoại của cổ đông đăng ký làm địa chỉ liên lạc với Trung tâm Lưu ký chứng khoán Việt Nam (VSDC).
Ông cũng chia sẻ kinh nghiệm thực tế tại một số công ty niêm yết đang áp dụng phương thức gửi điện tử qua email và nhắn tin số điện thoại của cổ đông, trường hợp không có thông tin liên lạc này thì mới gửi bằng đường bưu điện để tiết kiệm nguồn lực.
Đồng tình với quan điểm này, ông Ngô Quý Kiên cho rằng trường hợp trong danh sách cổ đông và nhà đầu tư không có email và số điện thoại, doanh nghiệp cần có thông báo khuyến khích cổ đông cập nhật thông tin liên hệ trên VSDC trong mùa đại hội 2026 này để tối ưu quy trình gửi thư mời họp những năm sau.
Liên quan đến tính an toàn dữ liệu khi vận hành đại hội trên nền tảng số, diễn giả trong phiên đối thoại nhấn mạnh mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ phải được ràng buộc chặt chẽ bằng cam kết bảo mật thông tin trong hợp đồng. Đơn vị cung cấp chỉ đóng vai trò cung cấp hệ thống và không được phép khai thác dữ liệu của cổ đông, đồng thời phải đảm bảo khả năng truy xuất dữ liệu minh bạch khi có yêu cầu kiểm tra hoặc thanh tra từ cơ quan chức năng.
Bên cạnh đó, diễn giả cũng dành thời gian thảo luận về xu hướng ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong phân tích nhóm cổ đông, hỗ trợ cổ đông trong việc đưa ra quyết định biểu quyết và xu hướng cam kết ESG (môi trường - xã hội - quản trị) thông qua mô hình đại hội không giấy tờ.
Buổi tọa đàm trực tuyến khép lại với thông điệp rõ nét về kỷ nguyên mới trong quản trị doanh nghiệp, nơi giải pháp số hóa không còn là phương án thích ứng tạm thời mà trở thành chuẩn mực mới tất yếu. Sự chuyển dịch này không chỉ giúp giảm tải áp lực vận hành khổng lồ cho mỗi mùa đại hội mà còn là thước đo quan trọng khẳng định tầm vóc và uy tín của doanh nghiệp Việt Nam trong mắt cộng đồng nhà đầu tư quốc tế.
